Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne organizuje w dniach 11-12 kwietnia 2014 roku w Wiśle 77 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego/ VI Konferencję „Kardiologii Polskiej”.

Uczestniczyć w niej będzie około 800 lekarzy z całego kraju.
Organizację Konferencji chcemy powierzyć profesjonalnej firmie.

Do podstawowych obowiązków tej firmy należałoby zorganizowanie następujących elementów organizacji konferencji:
1. Rejestracja uczestników – przy rejestracji na miejscu zapewnienie możliwości dokonania płatności kartą;
2. Zakwaterowanie uczestników – możliwość 2 noclegów;
3. Zakwaterowanie wykładowców w hotelu po cenach wynegocjowanych przez Komitet Organizacyjny konferencji;
4. Szeroka informacja o konferencji (media, przygotowanie i prowadzenie strony internetowej konferencji, fachowe czasopisma);
5. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi;
6. Zapewnienie obsługi technicznej sesji (nagłośnienie sal, rzutniki, komputery), w tym zorganizowanie pokoju przygotowawczego dla wykładowców;
7. Zapewnienie pomocy firmom farmaceutycznym w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych;
8. Prowadzenie korespondencji z wykładowcami i zaproszonymi gośćmi;
9. Przygotowanie i druk programu i materiałów konferencyjnych.

Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31 października 2013 na adres:
   Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
   ul. Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa

z dopiskiem „77 WK/ VI KP 2014”

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania
o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji konferencji o podobnej liczbie uczestników (~1000 osób);
- warunki wynajmu pokoi hotelowych dla uczestników;
- warunki finansowe pozostałych, podanych wyżej aktywności: obsługa techniczna sal wykładowych, obsługa recepcyjna, a w tym ogłoszenia w mediach, druk plakatów, zaproszeń
i programów;
- obsługa recepcyjna i multimedialna;
- honorarium za usługę – w tym sposób rozliczania z Komitetem Organizacyjnym.


Prof. dr hab. med. Zbigniew Kalarus
Prezes PTK
Przewodniczący Komisji Konkursowej