Sekcja Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje w dniach 25-26.04.2014 w Warszawie organizuje coroczna wiosenną konferencje sekcji . W związku z tym ogłaszamy konkurs na przeprowadzenie wyżej wymienionej Konferencji.
Uczestniczyć w niej będzie około 400 lekarzy z całego kraju.
organizację Konferencji chcemy powierzyć profesjonalnej firmie o udokumentowanym doświadczeniu w tej dziedzinie. Ofert należy składać zgodnie z podanym harmonogramem tzn. do 15. listopada 2013 roku.
Do podstawowych obowiązków tej firmy należałoby zorganizowanie następujących elementów organizacji konferencji:
| 1. | Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad (2 sale po ok. 200 osób; sali przygotowawczej dla wykładowców, vip room, powierzchni wystawowej- dla uczestników prezentujących postery i firm oraz sponsorów); |
| 2. | Profesjonalna obsługa konferencji w tym: obsługa techniczna sal i całego obiektu , ekrany, rzutniki, laptopy, mikrofony, mównica, nagłośnienie sal, zorganizowanie pokoju przygotowawczego dla wykładowców, itp.; |
| 3. | Zapewnienie pomocy firmom farmaceutycznym i sprzętowym w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych; |
| 4. | Szeroka informacja o konferencji (media, przygotowanie i prowadzenie strony internetowej konferencji, fachowe czasopisma); |
| 5. | Przygotowanie i druk programu i materiałów konferencyjnych; |
| 6. | Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi; |
| 7. | Rejestracja uczestników – rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed spotkaniem oraz rejestracja w trakcie konferencji (przy rejestracji na miejscu zapewnienie możliwości dokonania płatności kartą), wystawianie faktur dla uczestników, przygotowanie identyfikatorów (po zaakceptowaniu projektu przez zamawiającego), przygotowanie i wydawanie certyfikatów (po zaakceptowaniu projektu przez zamawiającego), zapewnienie materiałów dla uczestników (program, notatnik długopis, teczka- po zaakceptowaniu przez zamawiającego); |
| 8. | Zabezpieczenie odpowiedniej liczby miejsc hotelowych do indywidualnej dyspozycji i rezerwacji uczestników; |
| 9. | Zakwaterowanie wykładowców w hotelu po cenach wynegocjowanych przez Komitet Organizacyjny konferencji; |
| 10. | Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe |
| 11. | Przygotowanie cateringu w czasie obrad; |
| 12. | Zorganizowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji i przygotowanie oprawy artystycznej; |
| 13. | Pozyskiwanie sponsorów i patronów konferencji w celu zabezpieczenia środków na organizację spotkania; |
Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 15 listopada 2013 na adres:
Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Niewydolności Serca
Dr hab. med. Przemysław Leszek
Dr n. med. Tomasz Rywik
Klinika Niewydolności Serca i Transplantologii
Instytut Kardiologii
Alpejska 42
04-628 Warszawa
Tel: 223434483
Fax:223434522
Informacje ogólne
| 1. | Konferencja odbędzie się w dniach 25-26.04.2014 |
| 2. | Przewidywana liczba uczestników: 300-400 osób |
| 3. | Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nie przyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji. |
| 4. | Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. |
| 5. | Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. |
Informacje szczegółowe
| 1. | Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji. |
| 2. | Załączenie dokumentów z podaniem nazwy firmy, siedziby i adresu oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). |
| 3. | Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia |
| 4. | Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. |
| 5. | Oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji, |
| 6. | Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań |
| 7. | Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Niewydolności Serca PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem |
| 8. | Szczegółowe określenie przedmiotu oferty z podaniem preliminarza szczegółowego finansowego na każdy z wymaganych zadań. |
| 9. | Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej Komitetem Organizacyjnym |
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.
Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji konferencji o podobnej liczbie uczestników (~500 osób);
- ryzyko finansowe dla Sekcji Niewydolności Serca PTK
- warunki finansowe oferty
Harmonogram
Termin składania ofert: 15.11.2013
Otwarcie Ofert i rozstrzygnięcie: 4.12.2013
Podpisanie umowy: 18.12.2013
W imieniu Komitetu Organizacyjnego
Dr hab. med. Przemysław Leszek
Dr n. med. Tomasz Rywik