Szanowni Państwo,

Jako Komitet Organizacyjny IV Konferencji Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Konferencja”), zamierzamy powierzyć organizację ww. konferencji profesjonalnej firmie z odpowiednim doświadczeniem w organizacji podobnych wydarzeń.

Do obowiązków Organizatora należałoby m.in. zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Konferencji:

1. Wynajem w imieniu własnym ale na rzecz Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych PTK odpowiedniego obiektu na potrzeby przeprowadzenia Konferencji;
2. Nagłośnienie informacji o Konferencji (strona internetowa, fachowe czasopisma medyczne, media);
3. Przygotowanie, druk i rozesłanie komunikatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi;
4. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych;
5. Przygotowanie obiektu, sali wykładowej (zapewnienie możliwości wykorzystywania 1 sali dla ok. 300 osób) z całkowitą obsługą multimedialną oraz powierzchni wystawowej dla firm z możliwością ustawienia zróżnicowanych stoisk wystawienniczych;
6. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji (w tym rezerwacja Hotelu dla ok. 30 VIP-ów PTK - Członkowie Zarządu Głównego, Przewodniczący Sekcji, wybitni Eksperci);
7. Zorganizowanie profesjonalnej recepcji Konferencji w miejscu jej odbywania;
8. Rejestracja uczestników w określonym terminie (zróżnicowane opłaty), a także w trakcie Konferencji – przy rejestracji na miejscu zapewnienie możliwości dokonania płatności zarówno gotówką jak i kartą płatniczą;
9. Przygotowanie do druku oraz wydrukowanie programu Konferencji, zaprojektowanie i wykonanie imiennych identyfikatorów dla uczestników Konferencji, zaprojektowanie i wykonanie imiennych certyfikatów dla uczestników Konferencji;
10. Zapewnienie profesjonalnej obsługi technicznej sesji, które odbędą się podczas Konferencji (nagłośnienie sal, ekrany, projektory multimedialne, odpowiedni sprzęt komputerowy);
11. Przygotowanie miejsca/pokoju, w którym wykładowcy będą mogli przygotować się do wygłoszenia wykładów (centrum obsługi wykładowców - slide room);
12. Przygotowanie sali/powierzchni, na której odbędą się sesje plakatowe, przygotowanie warunków do prezentacji abstraktów (tablice, stojaki, sprzęt służący do montażu plakatów);
13. Zapewnienie obsługi cateringowej konferencji;
14. Przygotowanie planu stoisk wystawienniczych oraz profesjonalna pomoc firmom farmaceutycznym i sprzętowym w czasie rozkładania i składania stoisk wystawienniczych;
15. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego oraz ochrony Konferencji;
16. Ubezpieczenie Konferencji;
17. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Finanse i rozliczenia

1. Środki finansowe na przeprowadzenie Konferencji pozyskiwane od Sponsorów przez Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Organizatora Konferencji na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na odpowiednim koncie utworzonym przez PTK.
2. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Organizatora konferencji.
3. Rozliczenie środków finansowych Konferencji zostanie dokonane przez Dział Finansowo-Księgowy PTK.
4. Wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Zarząd PTK.

PTK przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nie przyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji;
Umowę uważa się za zawartą w momencie jej podpisania przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. Z tytułu nie przyjęcia oferty, oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK;

Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta
(z podaniem przewidywanego budżetu Konferencji)
należy składać w terminie do 4 grudnia 2013 roku na adres:
Dr n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Przewodnicząca Zarządu
Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych PTK
Klinika Chorób Serca i Naczyń
Instytut Kardiologii UJ CM
Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II
ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
kopie ww. ofert można przesyłać drogą elektroniczną na adres e-mail:
ptk.krakow@szpitaljp2.krakow.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań i doświadczeń w zakresie organizowania podobnych imprez.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Oświadczenie o braku konfliktu interesów pomiędzy Firmą, jej przedstawicielami prawnymi oraz osobami reprezentującymi komitet organizacyjny Konferencji także biorącymi w niej udział.
2. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
3. Koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą.
4. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
5. W przypadku oferentów nie sporządzających bilansu – informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
6. W przypadku oferentów sporządzających bilans – bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
7. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
8. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
9. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego.
Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:

• I złożenie oferty;
• II spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie postępowania kwalifikacyjnego.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.

Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 – 71 kodeksu cywilnego.

Konsultantem Prawnym Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego jest Kancelaria Prawna:
Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K.
ul. Marokańska 4 L
03-977 Warszawa
fax: 22/ 672-01-04

Komitet Organizacyjny
IV Konferencji Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Kraków, 31 maja 2014 r.

Dr n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Prof. dr hab. n. med. Piotr Podolec
Prof. UJ, dr hab. n. med. Maria Olszowska
Dr n. med. Monika Komar