Szanowni Państwo,

Sekcja Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje w dniu 24. maja 2014 w Warszawie coroczną wiosenną konferencję sekcji. W związku z tym ogłaszamy konkurs na przeprowadzenie wyżej wymienionej Konferencji.
Uczestniczyć w niej będzie około 200 lekarzy z całego kraju.organizację Konferencji chcemy powierzyć profesjonalnej firmie o udokumentowanym doświadczeniu w tej dziedzinie. Ofert należy składać zgodnie z podanym harmonogramem tzn. do 30. listopada 2013 roku.

Do podstawowych obowiązków tej firmy należałoby zorganizowanie następujących elementów organizacji konferencji:

1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad (sali dla ok. 200 osób; sali przygotowawczej dla wykładowców, vip room, powierzchni wystawowej- dla uczestników prezentujących postery i firm oraz sponsorów);
2. Profesjonalna obsługa konferencji w tym: obsługa techniczna sal i całego obiektu , ekrany, rzutniki, laptopy, mikrofony, mównica, nagłośnienie sal, zorganizowanie pokoju przygotowawczego dla wykładowców, itp.;
3. Zapewnienie pomocy firmom farmaceutycznym i sprzętowym w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych;
4. Szeroka informacja o konferencji (media, przygotowanie i prowadzenie strony internetowej konferencji, fachowe czasopisma);
5. Przygotowanie i druk programu i materiałów konferencyjnych;
6. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi;
7. Rejestracja uczestników – rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed spotkaniem oraz rejestracja w trakcie konferencji (przy rejestracji na miejscu zapewnienie możliwości dokonania płatności kartą), wystawianie faktur dla uczestników, przygotowanie identyfikatorów (po zaakceptowaniu projektu przez zamawiającego), przygotowanie i wydawanie certyfikatów (po zaakceptowaniu projektu przez zamawiającego), zapewnienie materiałów dla uczestników (program, notatnik, długopis, teczka- po zaakceptowaniu przez zamawiającego);
8. Zabezpieczenie odpowiedniej liczby miejsc hotelowych do indywidualnej dyspozycji i rezerwacji uczestników;
9. Zakwaterowanie wykładowców w hotelu po cenach wynegocjowanych przez Komitet Organizacyjny konferencji;
10. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe;
11. Przygotowanie cateringu w czasie obrad;
12. Zorganizowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji i przygotowanie oprawy artystycznej;
13. Pozyskiwanie sponsorów i patronów konferencji w celu zabezpieczenia środków na organizację spotkania;

Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30 listopada 2013 na adres:

Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych Serca
Dr Małgorzata Miłkowska
Klinika Wad Zastawkowych Serca
Instytut Kardiologii
Alpejska 42
04-628 Warszawa
Tel: 223434180
Fax:223434180
email: m.milkowska@ikard.pl

Informacje ogólne:

1. Konferencja odbędzie się w dniu 24.05.2014
2. Przewidywana liczba uczestników: 200 osób
3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nie przyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych
   przedstawicieli obu stron.
5. Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w
   stosunku do Sekcji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Informacje szczegółowe:

1. Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
2. Załączenie dokumentów z podaniem nazwy firmy, siedziby i adresu oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
3. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
4. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
5. Oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem.
8. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty z podaniem preliminarza szczegółowego finansowego na każdy z wymaganych zadań.
9. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej Komitetem Organizacyjnym.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.
Ocenie podlegać będą:

• doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji konferencji o podobnej liczbie uczestników;
• ryzyko finansowe dla Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK
• warunki finansowe oferty

Harmonogram
Termin składania ofert: 30.11.2013
Otwarcie Ofert i rozstrzygnięcie: 9.12.2013
Podpisanie umowy: 20.12.2013


W imieniu Komitetu Organizacyjnego
Dr Małgorzata Miłkowska
Dr n. med. Beata Zaborska
Prof. nadzw. dr hab. med. Piotr Szymański