Szanowni Państwo,

Sekcja Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:

„Konferencję Sekcji Rytmu Serca PTK - Polstim 2014”.
Termin Kongresu: 5-7 czerwca 2014 r.
Miejsce Kongresu : Łódź – Hotel „Double Tree” by Hilton
Przewidywana liczba uczestników: ~ 350-450

Organizację Konferencji Zarząd Sekcji Rytmu Serca pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Kongresu należeć będzie:

1. Rejestracja uczestników (przez internet i na miejscu obrad), pobieranie opłaty konferencyjnej (w tym umożliwienie płatności kartą na miejscu konferencji), wystawianie faktur uczestnikom konferencji.
2. Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników.
3. Pakowanie i wydawanie materiałów konferencyjnych w miejscu obrad.
4. Przygotowanie strony WWW konferencji z informacjami dla uczestników i wystawców.
5. Rezerwacja i zakup w imieniu Komitetu Organizacyjnego biletów lotniczych dla zagranicznych Gości konferencji, zapewnienie transferu z i na lotnisko.
6. Korespondencja z wykładowcami i prezentującymi prace oryginalne w zakresie informacji o terminie prezentacji oraz rezerwacji miejsc hotelowych.
7. Współpraca z Komitetem Organizacyjnym w zapewnieniu miejsc noclegowych wykładowcom.
8. Zapewnienie noclegów uczestnikom konferencji nie będących Gośćmi Komitetu Organizacyjnego i wykładowcami (płatne indywidualnie przez uczestników) oraz wystawianie faktur z tego tytułu.
9. Pośredniczenie w wykupieniu obiadów przez uczestników konferencji nie będących Gośćmi Komitetu Organizacyjnego i wykładowcami (płatne indywidualnie przez uczestników).
10. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowanie pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
11. Pomoc w rozplanowaniu wystawy firm uczestniczących w konferencji.

Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 11 grudnia 2014 r. do godziny 09:00 na adres:

Sekcja Rytmu Serca
Klinika Kardiologii Pomorskiego UM
ul. Powstańców Wlkp. 72, 70-111 Szczecin
i jar.kazmierczak@o2.pl
z dopiskiem „SRS – Polstim 2014 Łódź”


Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Sekcji Rytmu Serca PTK.
Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:

• I - złożenie oferty.
• II - spotkanie lub korespondencja z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

Komisja Konkursowa może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.


Zarząd
Sekcji Rytmu Serca
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego



Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.