Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne- Sekcja Krążenia Płucnego organizuje IV Ogólnopolską Konferencję Naukową Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Konferencja odbędzie się w dniach 17-18 października 2014 r. (piątek-sobota) w Krakowie.

Uczestniczyć w niej będzie około 300-400 lekarzy z całego kraju.

Organizację Konferencji chcemy powierzyć profesjonalnej firmie.

Do podstawowych obowiązków tej firmy należałoby zorganizowanie następujących elementów imprezy:

1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych,
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji (planujemy organizację sesji na głównej (jednej) sali wykładowej i ewentualnie sesji satelitarnych / spotkań tematycznych w mniejszej sali),
3. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji,
4. Rejestracja uczestników i pośrednictwo w rezerwacji hotelu, obsługa recepcji z wydaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych,
5. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych,
6. Przygotowanie materiałów konferencyjnych,
7. Informacja o konferencji (media, strona internetowa, fachowe czasopisma),
8. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi
9. Zapewnienie obsługi technicznej sesji (nagłośnienie sal, rzutniki, komputery) w tym zorganizowanie pokoju przygotowawczego dla wykładowców,
10. Zapewnienie poczęstunku w przerwach, oraz organizacja spotkania towarzyskiego w piątek wieczór
11. Zapewnienie pomocy firmom farmaceutycznym w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych,
12. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na konferencję poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji,
13. Ubezpieczenie Konferencji,
14. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Finanse i rozliczenia:

1. Środki finansowe na przeprowadzenie Konferencji pozyskiwane od Sponsorów przez Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Organizatora Konferencji na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na odpowiednim koncie utworzonym przez PTK.
2. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Organizatora Konferencji.
3. Rozliczenie środków finansowych Konferencji zostanie dokonane przez Dział Finansowo-Księgowy PTK.
   Wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Zarząd PTK.
   

Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 27.01.2014 r. (poniedziałek) do godziny 15.00 na adres:

Klinika Chorób Serca i Naczyń
Instytut Kardiologii UJ CM
w Krakowskim Szpitalu Specjalistycznym im. Jana Pawła II
ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
z dopiskiem „IV Ogólnopolska Konferencja Naukowa Sekcji Krążenia Płucnego PTK”.

Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.

1. Oferta powinna zawierać:
   
   • nazwę i adres oferenta,
   • zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty,
   • datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
   • szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
   • wskazanie terminu obowiązywania oferty,
   • określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
   • oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu Ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Krążenia Płucnego PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
   • oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
   • oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o podjętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Ocenie podlegać będą:

• doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnym charakterze;
• warunki wynajmu sal wykładowych i pokoi hotelowych (podanie wynegocjowanych z hotelem cen – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej);
• warunki finansowe pozostałych, podanych wyżej aktywności (catering, impreza towarzyska, obsługa techniczna sal wykładowych, obsługa recepcyjna a w tym ogłoszenia w mediach, druk plakatów zaproszeń i programów);
• obsługa recepcyjna i multimedialna;
• honorarium za usługę – w tym sposób rozliczania z komitetem organizacyjnym.

Komitet Organizacyjny
IV Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej Sekcji Krążenia Płucnego PTK.