Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne organizuje
„XIX Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

Termin konferencji: 1-3 października 2015 r.
Miejsce Konferencji: Hala Stulecia ul. Wystawowa 1, 51-618 Wrocław
Przewidywana liczba uczestników: ~ 5000

Organizację Konferencji Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnej instytucji z dużym doświadczeniem.

Do głównych obowiązków firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

1. Rejestracja uczestników i pośrednictwo w rezerwacji miejsc hotelowych,
2. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, fachowe czasopisma),
3. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi,
4. Rejestracja uczestników w trakcie konferencji,
5. Zapewnienie obsługi technicznej sesji (nagłośnienie sal, rzutniki, komputery, zorganizowanie pokoju przygotowawczego dla wykładowców),
6. Zapewnienie obsługi cateringowej,
7. Zapewnienie pomocy firmom farmaceutycznym w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych,
8. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego.

Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31.03.2014 do godziny 15.00 na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
ul. Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa
z dopiskiem „XIX MK PTK 2015”.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji. Dodatkowo w postępowaniu ofertowym należy dołączyć następujące dane dokumenty w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego XIX MK PTK zatwierdzonych przez Zarząd Główny PTK.

Ocenie podlegać będą:

• Doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników (~5000 osób),
• Rodzaje kosztów:
  
  1. Warunki wynajmu sal wykładowych w Centrum Konferencyjnym Hala Stulecia (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej),
  2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego,
  3. Materiały konferencyjne,
  4. Informacja o konferencji,
  5. Obsługa konferencji,
  6. Catering,
  7. Uroczystości,
  8. Inne koszta
  9. Honorarium.

Szczegółowe informacje dotyczące organizacji przedsięwzięcia zostaną omówione w drugiej części postępowania konkursowego z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

Komitet Organizacyjny XIX MK PTK 2015

Prof. dr hab. n. med. Waldemar Banasiak
Prof. dr hab. n. med. Piotr Ponikowski
Dr hab. n. med. Ewa Jankowska
Dr n. med. Robert Zymliński