Sekcja Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„Konferencję Sekcji Rytmu Serca PTK - Polstim 2015”.
Termin Kongresu: 28-30 maja 2015 r.
Miejsce Kongresu : Gdańsk – Filharmonia
Przewidywana liczba uczestników: ~ 350-450
Organizację Konferencji Zarząd Sekcji Rytmu Serca pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Kongresu należeć będzie:
- Rejestracja uczestników (przez internet i na miejscu obrad), pobieranie opłaty konferencyjnej (w tym umożliwienie płatności kartą na miejscu konferencji), wystawianie faktur uczestnikom konferencji
- Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników
- Pakowanie i wydawanie materiałów konferencyjnych w miejscu obrad
- Przygotowanie strony WWW konferencji z informacjami dla uczestników i wystawców
- Rezerwacja i zakup w imieniu Komitetu Organizacyjnego biletów lotniczych dla zagranicznych Gości konferencji, zapewnienie transferu z i na lotnisko
- Korespondencja z wykładowcami i prezentującymi prace oryginalne w zakresie informacji o terminie prezentacji oraz rezerwacji miejsc hotelowych.
- Współpraca z Komitetem Organizacyjnym w zapewnieniu miejsc noclegowych wykładowcom.
- Zapewnienie noclegów uczestnikom konferencji nie będących Gośćmi Komitetu Organizacyjnego i wykładowcami (płatne indywidualnie przez uczestników) oraz wystawianie faktur z tego tytułu
- Pośredniczenie w wykupieniu obiadów przez uczestników konferencji nie będących Gośćmi Komitetu Organizacyjnego i wykładowcami (płatne indywidualnie przez uczestników)
- Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowanie pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
- Pomoc w rozplanowaniu wystawy firm uczestniczących w konferencji
Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 5 listopada 2014 r. do godziny 09:00 na adres:
Sekcja Rytmu Serca
Klinika Kardiologii Pomorskiego UM
ul. Powstańców Wlkp. 72, 70-111 Szczecin
i
jar.kazmierczak@o2.pl
z dopiskiem „SRS – Polstim 2015 Gdańsk ”
Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
- Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
- Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
- Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
- Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
- Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Sekcji Rytmu Serca PTK.
Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:
- I - złożenie oferty;
- II - spotkanie lub korespondencja z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
Komisja Konkursowa może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
Zarząd
Sekcji Rytmu Serca
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.