Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologiczego "Kardiologia Prewencyjna 2015" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji.

Przedmiot Zapytania ofertowego
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2015 - wytyczne, wątpliwości, gorące tematy", która odbędzie sie w Krakowie w listopadzie 2015r.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:

1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji
5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych
6. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
7. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
8. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu klasy **** dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 30 osób
9. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną
10. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
11. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 30-40 osób)
12. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
13. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
14. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
15. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Konferencji
16. Opracowanie logo Konferencji

Informacje ogólne

1. Konferencja powinna odbyć się w listopadzie 2015 r. w Krakowie.
2. Przewidywana liczba uczestników: 400-500 osób.
3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
5. Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Informacje szczegółowe

1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
   
   • nazwę i adres oferenta,
   • zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty,
   • datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do
   • reprezentowania oferenta,
   • szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
   • wskazanie terminu obowiązywania oferty,
   • określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
   • oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu Ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
   • oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
   • oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:

• Cena
• Ryzyko finansowe dla Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK
• Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 31 XII 2014 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 8 I 2015 r.
Podpisanie umowy: do 15 II 2015 r.


Oferty należy przesłać w terminie do dnia 31 XII 2014 r. na adres:

Piotr Jankowski
I Klinika Kardiologii, Elektrokardiologii Interwencyjnej i Nadciśnienia Tętniczego
Instytut Kardiologii, Uniwerstet Jagielloński Collegium Medicum
Ul. M. Kopernika 17
31-501 Kraków

Informacje:
Piotr Jankowski
tel.: 501348296
e-mail: piotrjankowski@interia.pl