Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Kardiologii Dziecięcej organizuje:

„Konferencję Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” .

Termin konferencji: 19-20 czerwca 2015r.
Miejsce konferencji : Zamość
Przewidywana liczba uczestników: ok 180-220 osób

Organizację konferencji Sekcja Kardiologii Dziecięcej PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem na rzecz Sekcji PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej.
3. Pomoc w przygotowaniu wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji , z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Wydrukowanie i wydanie w trakcie konferencji kart do głosowanie dla członków sekcji
3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. (wpisowe „FEE” 480 zł, opłata ulgowa dla studentów, pielęgniarek, techników 250 zł, wykładowcy i zaproszeni goście (ok. 40 osób) zwolnieni z opłaty zjazdowej).
4. Zorganizowanie zakwaterowania (noclegi uczestnicy opłacają dodatkowo) wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji (1 lunch, 3 przerwy kawowe (kawa , herbata, kruche ciasteczka) , w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 40 osób) .
5. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 18.06.2015r.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji w dniu 19 czerwca 2015r.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji i streszczeń naukowych i szkoleniowych.
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy).
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 07.01.2015 r. na adres:
Klinika Kardiologii Dziecięcej
Uniwersytecki Szpital Dziecięcy
ul. Prof. Antoniego Gębali 6, 20-093 Lublin
tel: 81 71 85 367

Osoba do kontaktu: dr n med. Elżbieta Sadurska
e-mail: elzbietasadurska@o2.pl;

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z PTK.

• Zespołowi negocjacyjnemu działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcie oferty bez podania przyczyny, a także prowadzenie negocjacji.
• Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
• Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 67-71 Kodeksu Cywilnego.

W imieniu Zarządu Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK
Przewodnicząca: prof. Bożena Werner