Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne - Sekcja Echokardiografii organizuje:

„XIX Ogólnopolską Konferencję Sekcji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 12-13.05.2017 r.

Miejsce konferencji: Lubelskie Centrum Kultur – Lublin, ul. Al. Racławickie 2

Przewidywana liczba uczestników: ~ 800-900

Organizację konferencji Sekcja Echokardiografii PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji, w tym zorganizowanie pokoju dla wykładowców oraz przestrzeni na sesję plakatową (przewidywana liczba plakatów – do 40)
3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji
5. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
6. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Wydrukowanie i wydawanie w trakcie konferencji kart do głosowania dla członków Sekcji
3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
4. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 40 osób)
5. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla Gościa zagranicznego, w tym korespondencja z tym związana
6. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną
7. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji w dniu 12 maja 2017.
8. Zapewnienie transportu na trasie hotel-miejsce obrad, hotel-spotkanie towarzyskie dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 40 osób)
9. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 11 maja 2017r.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy)
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.



Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 2.10.2016 r. na adres:

Prof. dr hab. med. Andrzej Wysokiński
Katedra i Klinika Kardiologii UM
Ul. Jaczewskiego 8
20-950 Lublin

z dopiskiem „XIX Konferencja SE PTK ”.

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: a.wysokinski@umlub.pl

Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
7. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać,
8. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem,
9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji Echokardiografii.
Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 2 października 2016 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 14 października 2016 r. (Lublin)
Planowane podpisanie umowy: 28 października 2016 r.

Zarząd Sekcji Echokardiografii

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.