Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji
(SITKiR) organizuje:

„V Konferencję Sekcji Intensywnej Terapii i Resuscytacji Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 1 kwietnia 2017 r.

Miejsce konferencji: Warszawa

Przewidywana liczba uczestników: 300

Organizację konferencji Sekcja ITKiR. PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji
4. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
5. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi
6. Pomoc w organizacji specjalistycznych warsztatów w przeddzień Konferencji, tj. 31.03.2017r. oraz Sesji plakatowej w dniu Konferencji

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością
dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 20 osób)
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 31 marca 2017 r.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i
prezentującymi prace naukowe
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w
ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Prowadzenie strony SITKiR na stronie PTK
4. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne)
5. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
a. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami
rejestracyjnymi
6. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
7. Ubezpieczenie konferencji.
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy)
posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.

3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.


Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa komisja złożona z członków Sekcji ITKiR PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy

składać w terminie do 21.10.2016 r. do godziny 15.00 na adres:

Prof. dr hab. Bożena Sobkowicz
Klinika Kardiologii Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku
ul. M. Skłodowskiej-Curie 24 A
15-246 Białystok

Z dopiskiem: Konferencja SITKiR Warszawa 01.04.2017 r.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Sekcji ITKiR
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:

Rodzaj kosztów

1. Warunki wynajmu sal wykładowych w Centrum Konferencyjnym (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej);
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego
3. Materiały konferencyjne
4. Informacja o konferencji
5. Obsługa konferencji
6. Noclegi
7. Catering
8. Inne koszta
9. Honorarium


Harmonogram:

Termin składania ofert – do 21.10.2016 r.
Otwarcie Ofert: 24.10.2016 r.
Ogłoszenie wyniku 28.10.2016 r.
Podpisanie umowy 31.10.2016 r.


Komitet Organizacyjny V Konferencji Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji –
01.04.2017r. Warszawa

Prof. dr hab. n. med. Bożena Sobkowicz
Dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska
Dr n. med. Izabela Wojtkowska

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Prof. dr hab. med. Bożena Sobkowicz