Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Kardiologii Dziecięcej organizuje:

„Konferencję Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” .

Termin konferencji: 09-10 czerwca 2017 r.
Miejsce konferencji: Centrum Dydaktyczne Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego
Przewidywana liczba uczestników: ok. 250 osób

Organizację konferencji Sekcja Kardiologii Dziecięcej PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz Sekcji PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej.
3. Pomoc w przygotowaniu wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami.

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji , z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji , w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 40 osób).
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 08.06.2017 r.
5. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji w dniu 09 czerwca 2017 r.


Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji i streszczeń naukowych i szkoleniowych.
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 21 dni od podpisania umowy).
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.


Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 18.11.2016 r. do godziny 14.00 na adres:

prof. Bożena Werner
Oddział Kliniczny Kardiologii i Pediatrii
SPDSK
Ul. Żwirki i Wigury 63A
02-091 Warszawa
tel: 22 3179588
z dopiskiem XVI Konferencja Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.


Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
• Komisji Konkursowej działającej w imieniu Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcie oferty bez podania przyczyny, a także prowadzenie negocjacji.
• Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
• Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 67-71 Kodeksu Cywilnego.
Oceny ofert dokona komisja Konkursowa, postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.


Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.


Prof. dr hab. n.med Bożena Werner
Przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego
XVI Konferencji Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK