Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Niewydolności Serca organizuje:

„Konferencję Sekcji Niewydolności Serca PTK 2017”

Termin konferencji: 2-3 czerwca 2017 r.

Miejsce konferencji: Poznań

Przewidywana liczba uczestników: ok. 300

Organizację konferencji Sekcja Niewydolności Serca PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z odpowiednim doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i pomieszczeń wykładowych dla potrzeb konferencji, w tym organizację pokoju dla wykładowców i miejsca na sesję plakatową
3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji
5. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
6. Przygotowanie materiałów konferencyjnych
7. Przygotowanie systemu do głosowania podczas obrad (opcjonalnie)

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (ok. 40 osób)
4. Zorganizowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji i zaproszonych gości w dniu 2 czerwca 2017 r. (preferowane miejsce spotkania w pobliżu miejsca obrad)
5. Pomoc w zorganizowaniu przyjazdu zaproszonego Gościa zagranicznego, w tym korespondencja z tym związana.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, ulotki dla lekarzy)
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Wymagane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.
Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników i podobnym charakterze
- ryzyko finansowe dla Sekcji Niewydolności Serca PTK
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30 grudnia 2016 r. (decyduje data stempla pocztowego) na adres:

Prof. dr hab. med. Ewa Straburzyńska-Migaj
I Klinika Kardiologii
Szpital Kliniczny „Przemienienia Pańskiego” Uniwersytetu Medycznego w Poznaniu
61-848 Poznań, ul. Długa 1/2

z dopiskiem „Konferencja SNS PTK 2017”
oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres:
ewa.straburzynska-migaj@skpp.edu.pl

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 30 grudnia 2016 r.
Otwarcie ofert: 31 grudnia 2017 r.
Planowane podpisanie umowy: 5 stycznia 2017 r.


Prof. dr hab. med. Ewa Straburzyńska-Migaj
Przewodnicząca Sekcji Niewydolności Serca PTK