ŚWIATOWEGO DNIA SERCA
KRAKÓW, RYNEK GŁÓWNY, NIEDZIELA, 30 WRZEŚNIA 2018 r.
I.
Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”), w ramach prowadzonej działalności statutowej, planuje imprezę plenerowo-medialną o charakterze pikniku/festynu z okazji przypadającej 30 września 2018 roku Uroczystości Centralnych Obchodów Światowego Dnia Serca („Impreza”). W związku z tym PTK zamierza powierzyć organizację Imprezy profesjonalnej firmie zajmującej się działalnością w zakresie public relations, organizowaniem dużych imprez plenerowych (w tym imprez masowych), pozyskiwaniem sponsorów oraz współpracującej z Telewizją Polską S.A. („Wykonawca”). Wskazane jest także doświadczenie Wykonawcy w promowaniu działalności związanej z medycyną i/lub zdrowiem.
II.
Impreza miałaby się odbyć pod patronatem i z udziałem Ekspertów Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. Hasło międzynarodowe Światowego Dnia Serca w roku 2018 to: Share the Power, polskie hasła przewodnie to tradycyjnie: Pamiętaj o Sercu, Miej Serce dla Serca i Zawalcz o swoje Serce; akcja będzie skierowana do wszystkich grup wiekowych.
Impreza nie jest obliczona na zysk. Jej celem jest szeroki oddźwięk medialny i społeczny prowadzący do przekazania społeczeństwu określonych treści z zakresu zdrowego stylu życia.
Zarząd PTK powoła ze swojego składu Koordynatora/Koordynatorów do bezpośredniej współpracy z Wykonawcą.
Zarząd PTK oczekuje, że Wykonawca będzie miał znaczący udział w pozyskaniu funduszy sponsorskich pokrywających koszty Imprezy oraz w całości lub w istotnej części honorarium Wykonawcy.
Proponowana lokalizacja Imprezy – Kraków, Rynek Główny.
Czas trwania Imprezy – co najmniej 8 godzin.
Do obowiązków Wykonawcy należałoby m.in. zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Imprezy:
a) scena;
b) program edukacyjno- rozrywkowy realizowany na scenie i obejmujący:
1) prowadzenie przez konferansjera/konferansjerów;
2) występy artystów i zespołów (piosenki z sercem w tytule, kabaret, taniec);
3) wywiady i prezentacje z udziałem ekspertów i osób publicznych (aktorzy, znani sportowcy, lekarze, politycy) dotyczące:
- pomiaru i znaczenia właściwej kontroli ciśnienia tętniczego;
- problemu nadwagi i otyłości;
- zdrowej diety (z ew. pokazami kulinarnymi);
- szkodliwości palenia tytoniu i metod odzwyczajania się od nałogu;
- korzyści płynących z aktywności fizycznej;
- kontroli gospodarki lipidowej (cholesterol itd.);
- ogłaszanie i rozstrzyganie konkursów dla publiczności.
c) otoczenie sceny:
1) organizacja (chronionych przed ewentualnymi niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi) punktów;
- pomiaru ciśnienia;
- poziomu cholesterolu całkowitego;
- wskaźnika masy ciała i obwodu talii;
- badania EKG, Echo serca, pulsoksymetrii, monitorowania rytmu serca;
- demonstracji defibrylacji i reanimacji;
- obliczania wskaźnika ryzyka chorób układu krążenia (tzw. SCORE);
- dystrybucji materiałów edukacyjnych i drobnych podarunków dla dzieci i młodzieży;
2) organizacja zabaw, gier i konkursów dla dzieci, młodzieży i dorosłych.
Inne obowiązki Wykonawcy związane z Imprezą
a) Logistyka i PR:
1) uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenie Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia;
2) promocja Imprezy, koordynacja druku i dystrybucja materiałów edukacyjnych oraz współpraca z mediami;
3) szczegółowa koordynacja warunków produkcji telewizyjnej obejmującej ewentualną transmisję i/lub relację z Imprezy, w tym uzgodnienia z Telewizją Polską S.A. i Biurem Reklamy Telewizji Polskiej S.A. dopuszczalnego zakresu eksponowania reklamowanych treści i logo sponsorów.
b) Finanse i rozliczenia
1) środki finansowe pozyskiwane przez Wykonawcę oraz PTK na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na utworzonym w tym celu przez PTK subkoncie.
2) scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w sytuacji uzyskania niewystarczających środków na jego pełną realizację.
3) przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Imprezy z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Wykonawcy Imprezy.
4) rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez Dział Finansowo-Księgowy PTK.
5) wypłata honorarium Wykonawcy nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Lokalny Komitet Organizacyjny.
6) jeśli pozyskane przez Wykonawcę od sponsorów i wydane na Imprezę środki finansowe przekroczą ustaloną przez Zarząd Główny PTK kwotę Uchwałą Zarządu PTK może przydzielić Wykonawcy dodatkowe honorarium, po pełnym księgowym rozliczeniu Imprezy. Wysokość dodatkowego honorarium, o którym mowa będzie uzależniona od wysokości pozostałej po ostatecznym rozliczeniu kwoty oraz oceny poziomu organizacji Imprezy i jej wydźwięku medialnego.
III.
Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, z podaniem wstępnego scenariusza Imprezy, przewidywanego jej budżetu, informacji dotyczących przewidywanego udziału sponsorów i zakresu ich pomocy należy składać w terminie do 15 czerwca 2018 roku na adres:
Dr hab. n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Członek Zarządu Głównego
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II
ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w dziedzinie public relations, doświadczeń w zakresie organizowania dużych imprez plenerowych, współpracy z Telewizją Polską S.A., współpracy z samorządem terytorialnym, współpracy z potencjalnymi sponsorami oraz ewentualnych doświadczeń w zakresie promocji działalności związanej z medycyną i/lub zdrowiem.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Oświadczenie o braku konfliktu interesów pomiędzy Firmą, jej przedstawicielami prawnymi oraz osobami reprezentującymi komitet organizacyjny Imprezy także biorącymi w niej udział.
2. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
3. Koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą.
4. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
5. W przypadku oferentów nie sporządzających bilansu – informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych,
a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
6. W przypadku oferentów sporządzających bilans – bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
7. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
8. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
9. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
IV.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 – 71 kodeksu cywilnego.
Konsultantem Prawnym PTK jest Kancelaria Prawna:
Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K.
ul. Marokańska 4 L
03-977 Warszawa
fax: 22/ 672-01-04
Lokalny Komitet Organizacyjny
Uroczystości Centralnych Obchodów Światowego Dnia Serca
Kraków, 30 września 2018 r.
Dr hab. n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Prof. dr hab. n. med. Piotr Podolec
Prof. dr hab. n. med. Magdalena Kostkiewicz