Szanowni Państwo,


Polskie Towarzystwo Kardiologiczne organizuje:

„XXIII Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” .

Termin Kongresu: 26-28.09.2019 r.

Miejsce Kongresu : Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach

Przewidywana liczba uczestników: ~ 5 000

Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie/firmom z dużym doświadczeniem w organizowaniu wydarzeń podobnej rangi.
Główne zadania (podzielone na 2 grupy zdefiniowane poniżej jako zadanie 1 i 2) mogą być realizowane łącznie przez jedną firmę lub osobno przez dwie lub trzy firmy wyłonione
w drodze konkursu, deklarujące wzajemną współpracę.

Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej) wraz ze wstępną koncepcją aranżacji przestrzeni kongresowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 29 czerwca 2018 r. do godziny 15.00 na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
ul. Stawki 3A lok. 1-2
00-193 Warszawa
z dopiskiem „XXIII MK PTK – Katowice 2019”.

Oferta powinna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne
w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
3. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
4. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
5. Datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby uprawnionej do reprezentacji oferenta.
6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
7. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
8. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich korzystać.
9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym zapytaniu ofertowym i niezgłaszaniu w stosunku do PTK żadnych roszczeń związanych
z postępowaniem konkursowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych
z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych
z unieważnieniem postępowania konkursowego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego Kongresu zaakceptowana przez Zarząd Główny PTK.

Konkurs może przebiegać dwuetapowo:
- I etap - złożenie ofert i wstępna ich selekcja;
- II etap - spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.


Komitet Organizacyjny
XXIII Międzynarodowego Kongresu Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego


Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić cenę wykonania zamówienia (wynagrodzenie) oraz koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań. Wszystkie przedstawione ceny lub koszty mogą podlegać dalszym negocjacjom.


ZADANIE 1
1. Prowadzenia przedzjazdowego biura organizacyjnego Konferencji
2. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie kongresu z możliwością dokonywania płatności, obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów, certyfikatów, materiałów kongresowych oraz wystawiania faktur uczestnikom kongresu.
3. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Kongresu z przekierowaniem na stronę Międzynarodowego Centrum Kongresowego i bazy hotelowej z możliwością rezerwacji noclegu oraz pozycjonowanie oraz obsługa strony internetowej.
4. Przygotowanie logo Kongresu.
5. Współudział w informacji o Kongresie.
6. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego w wersji pełnej i skróconej do publikacji w formie papierowej
i elektronicznej.
7. Aplikacja mobilna.
8. Przygotowanie „toreb” na materiały dla uczestników Kongresu oraz ich spakowanie (uwzględniając materiały kongresowe oraz reklamowe).
9. Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników Kongresu (z logo sponsora umieszczonym na „smyczy reklamowej”).
10. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami
i prezentującymi prace naukowe.
11. Zapewnienie korespondencji z zaproszonymi Gośćmi KO (ok. 150 osób) dotyczącej zakwaterowania w trakcie Kongresu.
12. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu (jw.
w pkt. 1).
13. Wydanie gazety kongresowej
14. Zapewnienie punktu informacyjnego.
15. Zapewnienie transportu dla wybranych gości Kongresu.
16. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
17. Przygotowanie techniczne i obsługa: sal wykładowych, slajd-roomu, wystawy firm, sesji plakatowej, VIP-roomu i innych wykorzystywanych pomieszczeń.
18. Przygotowanie i obsługa slajd-roomu i komputerów na salach wykładowych.
19. Obsługa sal wykładowych.
20. Przygotowanie powierzchni i obsługa sesji plakatowych, w tym moderowanych, na co najmniej 100 dwustronnych stanowisk.
21. Stworzenie planu i podział przestrzeni wystawienniczej na stoiska, kontakt z firmami, zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk oraz w zakresie informacji.
22. Identyfikacja wizualna przed i w obiekcie kongresowym.
23. Przygotowanie i prowadzenie recepcji.
24. Opracowanie raportu dla Urzędu Miasta Katowice z działań reklamowych i działań PR.
25. Organizacja inauguracji Konferencji.
26. Prowadzenia obsługi finansowej Konferencji.

ZADANIE 2
1. Współorganizacja imprez towarzyszących.
2. Współudział w promocji Kongresu i Towarzystwa.