Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Wad Zastawkowych Serca organizuje:

„VIII Ogólnopolską Konferencję Sekcji Wad Zastawkowych Serca”.

Termin konferencji: 30 marca 2019 r.

Miejsce konferencji: Katowice

Wstępny plan konferencji:
Wykłady przez cały dzień na jednej Sali; prezentacja multimedialnych przypadków klinicznych przewidywana liczba uczestników: 350

Organizację konferencji Sekcja Wad Zastawkowych Serca pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji
4. Przygotowanie i obsługa VIP room’u
5. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników.
4. Zorganizowanie zakwaterowania dla Wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 20 osób)
5. Zorganizowanie kolacji dla Wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 29 marca 2019 r.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi i Wykładowcami
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w
ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Współpraca w prowadzeniu strony Sekcji Wad Zastawkowych Serca na portalu PTK.
4. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne)
5. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
6. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
7. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy).
8. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
9. Ubezpieczenie konferencji.
10. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy)
posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty, wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa komisja złożona z członków zarządu Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK. Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31.10.2018 r. do godziny 15.00 na adres:

prof. dr hab. n. med. Katarzyna Mizia Stec
I Katedra i Klinika Kardiologii, Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach
Górnośląskie Centrum Medyczne im. prof. Leszka Gieca Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach
ul. Ziołowa 47, 40-635 Katowice

Z dopiskiem: Ogólnopolska Konferencja Sekcji Wad Zastawkowych Serca 30.03.2019 r.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:

Rodzaj kosztów:
1. Warunki wynajmu sal wykładowych w centrum konferencyjnym (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej)
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego
3. Materiały konferencyjne
4. Informacja o konferencji
5. Obsługa konferencji
6. Noclegi
7. Catering
8. Inne koszty
9. Honorarium

Harmonogram:
Termin składania ofert: do 31.10.2018 r.
Otwarcie Ofert: 01.11.2018 r.
Ogłoszenie wyniku 07.11.2018 r.
Podpisanie umowy 10.11.2018 r.

Komitet Organizacyjny VIII Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych Serca 30.03.2019 r. Katowice

prof. dr hab. n. med. Katarzyna Mizia Stec
dr n. med. Adrianna Berger-Kucza
dr n. med. Maciej Wybraniec

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

prof. dr hab. n. med. Katarzyna Mizia-Stec