Szanowni Państwo,

Sekcja Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„IX Ogólnopolską Konferencję Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 22-23.11.2019
Miejsce konferencji: Katowice
Przewidywana liczba uczestników: ok. 250 osób.
Organizację konferencji Sekcji Krążenia Płucnego PTK pragnie powierzyć profesjonalnej
firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm
farmaceutycznych.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi
technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i
systemu dla przyjmowania prezentacji.
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
4. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz
korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie
przygotowania stoisk wystawienniczych.
5. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością
dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i
materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych
wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich
księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia
wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji
(zakwaterowanie w promieniu maksymalnie 800 m od miejsca obrad), w tym rezerwacja
hotelu/hoteli dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i
prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w
ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 21 dni od podpisania umowy).
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu
konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w języku polskim, w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do
reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 20.03.2019 na adres:
prof. dr hab. n. med. Katarzyna Mizia-Stec
I Klinika Kardiologii Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny nr 7 Górnośląskie Centrum Medyczne
40-635 Katowice ul. Ziołowa 45-47
z dopiskiem: „IX Konferencja Sekcji Krążenia Płucnego PTK ”
oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: kmiziastec@gmail.com, marekgrabka@interia.pl, 1klinkard@gmail.com

Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w
przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta
(aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy)
posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani
nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
4. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech
tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
5. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
6. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać,
7. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz
kosztorysem,
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu
ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych
roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z
nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z
ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również
nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez
konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania
ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty
oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji
Krążenia Płucnego.
Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 20 marzec 2019 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 29 marzec 2019
Planowane podpisanie umowy: 12 kwietnia 2019

Prof. dr hab. n. med. Katarzyna Mizia- Stec
dr n. med. Marek Grabka
dr hab. n. med. Grzegorz Kopeć, prof. UJ
w imieniu Komitetu Organizacyjnego
IX Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego”.

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z
uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.

Łączymy wyrazy szacunku,
Komitet Organizacyjny Konferencji