Zaproszenie do składania ofert na organizację

XXVI Konferencji Szkoleniowej i XXII Konferencji Współnej Sekcji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego oraz ISHNE KASPROWISKO 2020

Szanowni Państwo,

I.

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne – Sekcja Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („SENiT PTK”) zamierza zorganizować:

XXVI Konferencję Szkoleniową i XXII Konferencję Wspólną Sekcji KElektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego oraz ISHNE KASPROWISKO 2020 („Konferencja”)
Termin Konferencji: 4-7 marca 2020
Miejsce Konferencji: Zakopane, Hotel Mercure Kasprowy Zakopane, zakopane ul. Szymaszkawa 1
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: ok. 900

II.

Organizację Konferencji SENiT PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:


Zadanie 1:

1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm farmaceutycznych
i sprzętowych.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji,
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji.
5. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami
i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
6. Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
7. Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
8. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć i nagrań na rzecz PTK.

Zadanie 2:

1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji i uczestników warsztatów drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji,
z możliwością noclegu dla uczestników w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (ok. 120 osób).
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
5. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w dniu 5 marca 2020 roku oraz spotkania towarzyskiego dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji w dniu 6 marca 2020 roku.
7. Zabezpieczenie dobrej współpracy i właściwego wykonania usługi przez Hotel Mercure Kasprowy Zakopane

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami
i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac wykładów i oryginalnych.
2 Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl.
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk w formacie książkowym Programu Konferencji zawierającej także treść abstraktów prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestników
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatów INFARMA i MedTech dla Konferencji.
8. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
9. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
10. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.


III.

Informacje ogólne:

1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

IV.

Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej
w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie./informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
4) Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty
z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Określenie sposobu rozliczenia między wykonawcą zlecenia a PTK wraz z kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

V.

Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Komitetu Organizacyjnego Konferencji lub Zarządu SENiT PTK.

Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 25.06.2019

Komitet Organizacyjny XXVI Konferencji Szkoleniowej i XXII Konferencji Współnej Sekcji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego oraz ISHNE

VI.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 25.06.2019 z dopiskiem "Kasprowisko 2020" na adres:

dr n. med. Bartosz Szafran
Przewodniczący-Elekt Sekcji Elektrokardiologii Nieinwzyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Centrum Kardiologiczne Pro Corde
50-315 Wrocław, ul. Nowowiejska 64-66/1a
oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: bartoszszafran73@gmail.com

VII. Dane osobowe

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:

I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej - jest PTK oraz danych kontaktowych oferentów.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są
w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub
w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK i wyraża zgodę na ich przetwarzanie. Wzór zgody takiego oferenta na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa
w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składania oferty
a podpisana zgoda według wskazanego wzoru winna zostać dołączona do niniejszego zaproszenia. Brak złożenia zgody przez takiego oferenta niemożliwi wzięcie pod uwagę takiej oferty w toku niniejszego postępowania i będzie skutkować jej pominięciem.
3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazanych
w niniejszym punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.

Załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert

ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
Ja niżej podpisany wyrażam, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) wyraźną i dobrowolną zgodę na przetwarzanie i zbieranie podanych moich danych osobowych w niezbędnym zakresie przez Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie przy ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa („PTK”), w celu przeprowadzenia postępowania konkursowego na wybór firmy, która zorganizuje XVIII Ogólnopolską Konferencję Naukowo-Szkoleniową Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Jednocześnie oświadczam, że zostałem poinformowany zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, iż przysługuje mi możliwość wycofania zgody w każdym czasie. Zapytanie o zgodę zostało mi przedstawione w wyraźnej
i zrozumiałej formie oraz poinformowano mnie o warunku możliwości jej rozliczalności. Zostałem również poinformowany o tym, że dane zbierane są przez PTK, o celu ich zbierania, podstawie przetwarzania, charakterze wymogu przetwarzania i konsekwencji ich nie podania, okresie przetwarzania, dobrowolności podania, prawie wglądu i możliwości ich poprawiania oraz że dane te będą udostępniane jedynie innym podmiotom świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług (np. podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe). Ponadto, poinformowano mnie, że w razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, jestem uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru, którym z dniem 25 maja 2018 roku jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


.............................................................
(data i czytelny podpis)