Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Intensywnej Terapii Kardiologicznej (SITK) organizuje:

„VIII Konferencję i Warsztaty Sekcji Intensywnej Terapii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 17-18 kwiecień 2020 r.
Miejsce konferencji: Białystok

W dniu 17 kwietnia:
1. 2-3 tematyczne warsztaty wyjazdowe (całodzienne), jednocześnie odbywające się na różnych miejscach na terenie województwa podlaskiego, każdy z warsztatów z przewidywalną liczbą ok. 30 osób (maksymalnie do 100 km od miejsca konferencji)
2. 6 do 12 warsztatów tematycznych w godzinach porannych i popołudniowych, jednocześnie odbywających się na oddzielnych salach, każda mogąca pomieścić minimum 30 osób
3. W godzinach późno popołudniowych 1 sesja wykładowa – Sesja Konkursowa przypadków klinicznych, przewidywana liczba uczestników: 200

W dniu 18 kwietnia:
Wykłady przez cały dzień na trzech salach wykładowych, przewidywana liczba uczestników: 400.

Organizację konferencji Sekcja ITK PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad, warsztatów wyjazdowych i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji i warsztatów. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji (całodzienna przerwa kawowa oraz lunch)
4. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych
5. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
6. Pomoc w organizacji specjalistycznych wyjazdowych warsztatów tematycznych podczas konferencji, w tym zapewnienie: transportu, przewodnika oraz koordynatora organizacyjnego dla każdego z warsztatów
7. Rejestracja wideo wykładów podczas Sesji Konkursowej 17.04.2020r oraz sesji naukowych w dniu 18.04.2020r.
8. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia w dniach 17-18.04.2020r (z wyłączeniem wyjazdowych warsztatów).

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na Sesję Konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez Jury Sesji Konkursowej zgodnego z wymogami PTK
3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
4. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach
5. Zorganizowanie zakwaterowania dla Wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 60 osób) – na 1 lub 2 doby.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi i Wykładowcami
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w
ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Prowadzenie strony internetowej SITK w terminie 12.2019-12.2020.
4. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne)
5. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji.
6. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w poszczególnych warsztatach
7. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
8. Ubezpieczenie konferencji.
9. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej Izbie Lekarskiej.
10. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy)
posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty, wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa złożona z członków Zarządu Sekcji ITK PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 28.06.2019 r. do godziny 15.00 na adres:

Dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska
Klinika Kardiologii
Uniwersytecki Szpital Kliniczny w Białymstoku
ul. Marii Skłodowskiej – Curie 24a
15-276 Białystok

Z dopiskiem: Konferencja SITK Białystok 17-18.04.2020r.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Sekcji ITK
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:

Rodzaj kosztów:
1. Warunki wynajmu sal wykładowych w centrum konferencyjnym (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej)
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego
3. Materiały konferencyjne
4. Informacja o konferencji
5. Obsługa konferencji
6. Noclegi
7. Catering
8. Inne koszty
9. Honorarium

Harmonogram:
Termin składania ofert: do 28.06.2019r.
Otwarcie Ofert: 02.07.2019r.
Ogłoszenie wyniku 16.07.2019r.
Podpisanie umowy do 26.07.2019r.

Komitet Organizacyjny VIII Konferencji i Warsztatów Intensywnej Terapii Kardiologicznej – 17-18.04.2020r. Białystok

Dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska
Dr hab. n. med. Przemysław Trzeciak
Dr hab. n. med. Marek Gierlotka, Prof. UO

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze
złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska