Zaproszenie do składania ofert na organizację międzynarodowej Konferencji

KASPROWISKO 2021:

The joint meeting of the 21st Congress of the International Society for Holter and Noninvasive Electrocardiology (ISHNE) and the 48th Congress of the International Society of Electrocardiology (ISE) and the 27th Congress of the SENiT PTK

I.

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne – Sekcja Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („SENiT PTK”) zamierza zorganizować:

The joint meeting of the 21st Congress of the International Society for Holter and Noninvasive Electrocardiology (ISHNE) and the 48th Congress of the International Society of Electrocardiology (ISE) and the 27th Congress of the SENiT PTK

KASPROWISKO 2021  („Konferencja”)

Termin Konferencji: 14-17 kwietnia 2021

Miejsce Konferencji: Zakopane, Hotel Mercure Kasprowy Zakopane, ul. Szymaszkowa 1

Przewidywana liczba uczestników Konferencji: ok. 1200 

II.

Organizację Konferencji SENiT PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm farmaceutycznych
   i sprzętowych w Hotelu Mercure Kasprowy Zakopane, w tym wynajęcie hali namiotowej o powierzchni 500-800 m2, nadzór nad jej właściwym montażem i demontażem w bezpośrednim otoczeniu hotelu, aranżacja jej wnętrza na potrzeby konferencji i imprez towarzyszących
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji,
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji.
5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej współpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich umów, ich egzekwowanie, rozliczenie
6. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami
   i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
7. Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
8. Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
9. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji (w tym przygotowanie profesjonalnej relacji video z Konferencji) z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków – materiały do nieograniczonego wykorzystania przez PTK

Zadanie 2:

1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, w tym obsługa rejestracji, płatności elektronicznych i osobistych w walucie obcej (euro)
2. Obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa.
3. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji, w tym także w języku angielskim.
4. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych, w tym opłat w euro
5. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji w Hotelu Mercure Kasprowy Zakopane oraz w co najmniej dwóch innych hotelach leżących w bezpośredniej bliskości o standardzie identycznym lub wyższym jak w Hotelu Mercure Kasprowy Zakopane
6. Rezerwacja w Hotelu Mercure Kasprowy Zakopane noclegów i pełnego wyżywienia dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (około 150 osób)
7. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
8. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców, w tym transferów z i na lotnisko w Krakowie - Balicach
9. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w dniu 15 kwietnia 2021 roku (około 1000 osób) oraz spotkania towarzyskiego dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji w dniu 16 kwietnia 2021 roku (około 300 osób)
10. Przygotowanie i przeprowadzenie dla grupy około 50-100 gości zagranicznych wycieczki z przewodnikiem w języku angielskim do Krakowa, Oświęcimia i Wieliczki w dniach 17-18 kwietnia 2021 wraz z noclegiem w Krakowie 17/18 kwietnia 2021 w hotelu o standardzie identycznym lub wyższym jak Hotel Mercure Kasprowy Zakopane; zebranie płatności za wycieczkę od zainteresowanych osób (wycieczka dla gości zagranicznych dodatkowo płatna)
11. Zabezpieczenie dobrej współpracy i właściwego wykonania usługi przez Hotel Mercure Kasprowy Zakopane oraz inne Hotele, z których korzystać będą uczestnicy Konferencji

Zadanie 3: 

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac wykładów i oryginalnych. Korespondencja winna być zapewniona w języku polskim i angielskim
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, w tym wersji w języku angielskim stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl.
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk w formacie książkowym Programu Konferencji zawierającej także treść abstraktów prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestników
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Uzyskanie punktów edukacyjnych PTK oraz certyfikatów INFARMA i MedTech dla Konferencji.
8. Współpraca z Komitetem Naukowym przy tworzeniu programu naukowego konferencji, w tym zapewnienie właściwej współpracy z firmami sponsorskimi, pragnącymi zorganizować wykłady, sesje lub warsztaty sponsorowane
9. Wsparcie SENiT PTK w przygotowaniu i przeprowadzeniu Walnego Zebrania Członków SENIT PTK w dniu 14 lub 15 kwietnia 2021
10. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
11. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
12. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.

III.

Informacje ogólne:

1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

IV.

Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:

1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej
   w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie./informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
4. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.

4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić przewidywane koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Określenie sposobu rozliczenia między wykonawcą zlecenia a PTK wraz z kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

V.

Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Zarządu SENiT PTK oraz Zarządu ISHNE.

Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

I etap: złożenie oferty;
II etap: spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 31.05.2020
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 5.06.2020
Planowane podpisanie umowy: 20.06.2020.

VI.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31.05.2020  z dopiskiem "Kasprowisko 2021" na adres:

dr n. med. Bartosz Szafran
Przewodniczący Sekcji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Centrum Kardiologiczne Pro Corde
50-315 Wrocław, ul. Nowowiejska 64-66/1a

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: bartoszszafran73@gmail.com

VII.  Dane osobowe

1.   Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:

I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej - jest PTK oraz danych kontaktowych oferentów.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.

III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe. 
VII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych; 
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4)  usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;

VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2.  Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK i wyraża zgodę na ich przetwarzanie. Wzór zgody takiego oferenta na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składania oferty a podpisana zgoda według wskazanego wzoru winna zostać dołączona do niniejszego zaproszenia. Brak złożenia zgody przez takiego oferenta niemożliwi wzięcie pod uwagę takiej oferty w toku niniejszego postępowania i będzie skutkować jej pominięciem. 

3.   Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazanych 
w niniejszym punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.