Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”) z siedzibą w Warszawie przy  ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000204939, NIP: 954-21-39-638 organizuje:

„XXV Międzynarodowy Kongres  Polskiego Towarzystwa  Kardiologicznego” („Kongres”).

1. 1. Termin Kongresu: 23-25.09.2021 r.
   2. Miejsce i forma odbycia Kongresu: stacjonarnie - Poznań, Centrum Kongresowe Poznań Targi lub w wersji „hybrydowej”, lub całkowicie „on-line”.
   3. Przewidywana liczba uczestników Kongresu: ~ 5000 (w wersji „on-site”), 5000-10 000 (w wersji hybrydowej/on-line.
   4. Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnemu przedsiębiorcy z dużym doświadczeniem organizacji imprez podobnego typu, także w trybie „hybrydowym” i całkowicie „on-line”.
   5. Do głównych zadań podmiotu wybranego przez PTK do zorganizowania Kongresu należeć będzie:
      
      

      Zadanie 1:

      Organizacja Kongresu „on-site”
      

      1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
      2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Kongresu.
      3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, w tym stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
      4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Kongresu (miejsce, firma cateringowa, nie obejmuje ceny posiłków).
      5. Przygotowanie hali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
      6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Kongresu.
      7. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego Kongresu.
      8. zakup, spakowanie i dystrybucja toreb z materiałami kongresowymi.
         
         

      Organizacja Kongresu w wersji hybrydowej (szacowna liczba uczestników zdalnych 5-10 tys.; w tym wykładowcy ok. 300)

      1. Przygotowanie 5 studiów dla transmisji sesji (wykładów) z obecnością większości wykładowców na miejscu, z możliwością transmisji niektórych wykładów spoza studia.
      2. Transmisja „on-line” i „off-line” wszystkich sesji dla zalogowanych uczestników Kongresu.
      3. Możliwość nagrania wybranych sesji w celu ich emisji w terminie późniejszym.
      4. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Kongresu „on-line” z możliwością zdawania pytań lub komentarzy poprzez „chat”, do którego mają dostęp prowadzący sesje. Stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
      5. Zapewnienie możliwości reklamy (wirtualna wystawa, interaktywne stoiska wystawiennicze na stronie internetowej Kongresu) przez partnerów Kongresu ze strony przemysłu farmaceutycznego, producentów sprzętu medycznego i wyrobów medycznych
         w trakcie przerw oraz na dedykowanym kanale transmisji on-line (w tym przypadku z możliwością interakcji poprzez „chat”.
      6. Stworzenie mechanizmu dostępu do zawartości Kongresu po zalogowaniu uczestnika.
         
         

      Organizacja Kongresu w wersji całkowicie „on-line” (szacowna liczba uczestników 5-10 tys.)

      1. Przygotowanie 5 kanałów dla transmisji sesji (wykładów) bez obecności na miejscu wykładowców z transmisją wszystkich wykładów spoza studia.
      2. Transmisja „on-line” i „off-line” wszystkich sesji dla zalogowanych uczestników Kongresu.
      3. Możliwość nagrania wybranych sesji w celu ich emisji w terminie późniejszym.
      4. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Kongresu „on-line” z możliwością zdawania pytań lub komentarzy poprzez „chat”, do którego mają dostęp prowadzący sesje. Stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
      5. Zapewnienie możliwości reklamy (wirtualna wystawa) przez partnerów Kongresu ze strony przemysłu farmaceutycznego, producentów sprzętu medycznego i wyrobów medycznych w trakcie przerw oraz na dedykowanym kanale transmisji on-line (w tym przypadku z możliwością interakcji poprzez „chat”.
      6. Stworzenie mechanizmu dostępu do zawartości Kongresu po zalogowaniu uczestnika.

       

      Zadanie 2:

      1. Rejestracja uczestników Kongresu drogą elektroniczną przed i w czasie Kongresu z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów, materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom Kongresu.
      2. Opracowanie i wdrożenie regulaminu uczestnictwa w Kongresie, w tym formularzy zgłoszeniowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych (jako administrator danych osobowych uczestników Kongresu).
      3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem, w tym rezerwacja hotelu klasy ***/**** dla wszystkich zaproszonych Gości Kongresu, ok. 150 osób; dla wersji hybrydowej (Zadanie 1 w wersji B – 300 gości i wykładowców)
      4. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną (wyłącznie w wersji „on-site”) dla uczestników Kongresu innych niż Goście Komitetu Organizacyjnego.
      5. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
      6. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi Komitetu Organizacyjnego, w tym dotyczącej zakwaterowania.

       

      Zadanie 3:

      1. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego Kongresu, przygotowanie programu naukowego do publikacji.
      2. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym w wersji A i B zadania 1, dotyczącej zakwaterowania w trakcie Kongresu.
      3. Przygotowanie i prowadzenie strony www Kongresu.
         
         

      Zadanie 4:

      1. Szeroka informacja o Kongresie (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
      2. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu.
      3. Wydanie gazety kongresowej.
      4. Przygotowanie „toreb” na materiały dla uczestników Kongresu (wyłącznie w wersji „on-site”).
         
         
   6. Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie 16.11.2020 r. do godziny 9.00 na adres: Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa z dopiskiem „MK PTK ”.
   7. Informacje:
      
      1. Oferta powinna zawierać informacje wg poniższej specyfiakcji, niezbędne w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy;
       - firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej);
       - dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia;
       - zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
       - oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że niejest w stanie likwidacji;
       - referencje śwadczące o doświadczeniuoferenta w przeprowadzaniu imprez z udziałem środowiska medycznego
      2. Jeżeli oferent chce dołączyć dodatkowe informacje, które jego zdaniem mogą być niezbędne dla prawidłowej oceny oferty i realizacji zamówienia, powinny zostać dołączone do oferty
      

      w postaci załączników. Załączniki są opcjonalne i oferent może w nich zawrzeć informacje, które jego zdaniem wyjaśnią lub doprecyzują najważniejsze elementy Oferty.
      3. Wszystkie propozycje cenowe przedstawione w ofercie powinny być wyrażone w złotych. Ceny powinny uwzględniać wszelkie cła, podatki (oprócz VAT), oraz inne koszy płacone przez oferenta. Ceny jednostkowe podane przez Oferenta powinny być stałe i ostateczne
      z zastrzeżeniem możliwości ich obniżenia.
      4. Oferty, w tym oferta cenowa i kosztorys, powinny być złożone w jednym egzemplarzu opatrzonym koniecznymi podpisami i pieczęciami.
      5. Każdy egzemplarz oferty powinien zawierać datę sporządzenia oraz być podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji oferenta, a każda ze stron ponumerowana oraz parafowana przez upoważnione osoby. Jakiekolwiek poprawki muszą być parafowane przez ww. osobę(y). Oprócz podpisów należy podać imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób reprezentujących oferenta. Ponadto Oferta powinna zawierać pełnomocnictwa dla osób upoważnionych do reprezentowania oferenta i podejmowania w jego imieniu decyzji a w szczególności do złożenia oferty i prowadzenia negocjacji w zakresie warunków umowy.
      6. Do Oferty powinien zostać załączony wykaz dokumentów załączonych do oferty.

   8. Wolą PTK jest przeprowadzenie Kongresu „on-site” z obecnością wykładowców i słuchaczy oraz przedstawicieli przemysłu na miejscu (w Centrum Kongresowym). Biorąc pod uwagę, że sytuacja epidemiczna na dzień ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego i podpisania umowy nie pozwala na jednoznaczne określenie szczegółów trybu realizacji Kongresu („on-site”, „hybrydowy”, całkowicie „on-line”) stąd umowa musi zakładać odstąpienie od tradycyjnej formy kongresu i migracji do form opisanych w zadaniu 1, litera B i C. W tej sytuacji prosimy wszystkich oferentów o podanie ostatecznego terminu bezkosztowej rezygnacji z realizacji Zadania 1 w formule opisanej pod literą A i migracji do B/C oraz rezygnacji z realizacji Kongresu w formule B i migracji do formuły C. W przypadku złożenia oferty na realizację zadania 1 należy podać parametry techniczne oraz aplikacje w oparciu, o które będą realizowane transmisje.

      Zamawiający zastrzega sobie prawo:

      1. unieważnienia Konkursu bez podania przyczyny
      2. wydzielenia z przesłanych ofert na realizację zadań poszczególnych części składowych zadania i powierzenie ich innemu oferentowi.
   9. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
   10. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
   11. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego.
   12. Oceny ofert dokona komisja złożona z członków powołanych przez Komitet Organizacyjny Kongresu PTK 2021.
   13. Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:
       - I złożenie oferty,
       - II spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
   14. Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera klauzulę informacyjną dla reprezentantów oferentów.

Komitet Organizacyjny
XXV Międzynarodowego Kongresu Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Załącznik nr 3 stanowi wzór umowy na organizację Kongresu PTK, uwzględniający szczególne warunki i ryzyka związane z jego organizacją.