Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Intensywnej Terapii Kardiologicznej organizuje:

„XI Konferencję i Warsztaty Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

Termin konferencji: 14-15 kwietnia 2023 r. 
Miejsce konferencji: Katowice

Komitet Organizacyjny Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej (AITK) Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (PTK) zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację Konferencji i Warsztatów. Intencją Asocjacji jest organizacja tradycyjnej tj. stacjonarnej konferencji połączonej z warsztatami, ale sytuacja epidemiologiczna może spowodować konieczność organizacji wyłącznie samej konferencji w wersji zdalnej lub mieszanej tj. stacjonarnej i zdalnej.

Organizację konferencji AITK PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Przedmiot zapytania ofertowego

I.
Organizacja XI Konferencji i Warsztatów Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji stacjonarnej, która odbędzie się w Katowicach w dniach 14-15 kwietnia 2023 r. 

Przewidywana liczba uczestników: 300

W dniu 14 kwietnia 2023: 
5-6 warsztatów tematycznych, odbywających się w godzinach porannych i popołudniowych, każdy w oddzielnej sali (łącznie 5-6 sal) z przewidywalną liczbą około 30 uczestników podczas każdego z warsztatów.

W dniu 15 kwietnia 2023 roku:
Wykłady przez cały dzień w dwóch salach wykładowych, w tym sesja konkursowa przypadków klinicznych, przewidywana łączna liczba uczestników: 300.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

1.Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal celem przeprowadzenia obrad, warsztatów oraz wystawy firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji, warsztatów i wystawy.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców konferencji.
5. Przygotowanie i obsługa VIP room-u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
8. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez jury sesji zgodnego z wymogami PTK.
9. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
10. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach.
11. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości konferencji (do 40 osób) - na 1 lub 2 doby wraz z organizacją jednej kolacji dla około 40 osób.
12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
13. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy).
14. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2022-12.2023.
15. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
16. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji. 
17. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w poszczególnych warsztatach.
18. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
19. Ubezpieczenie konferencji.
20. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej izbie lekarskiej.
21. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

II.
Organizacja XI Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji zdalnej, która odbędzie się w Katowicach w dniu 15 kwietnia 2023 r. 
Przewidywana liczba uczestników: 300

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

1. Przygotowanie jednego kanału transmisji sesji (wykładów, debat) bez obecności na miejscu wykładowców, z transmisją wszystkich wykładów (dyskusji) spoza studia.
2. Przygotowanie jednego studia dla organizatorów z transmisją sesji w Internecie.
3. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
4. Nagranie wybranych wykładów z możliwością ich emisji w okresie konferencji.
5. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym.
6. Umożliwienie uczestnikom konferencji zdalnego głosowania podczas sesji konkursowej.
7. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami konferencji. 
8. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
9. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji.
10. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom.
11. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez jury sesji konkursowej zgodnego z wymogami PTK.
12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
13. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy).
14. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2022-12.2023.
15. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
16. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
17. Ubezpieczenie konferencji.
18. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej izbie lekarskiej.
19. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

III.
Organizacja XI Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji hybrydowej (wykładowcy wykładają z centrum konferencyjnego lub zdalnie, uczestnicy biorą udział w konferencji zdalnie), która odbędzie się w Katowicach w dniu 15 kwietnia 2023 r.

Przewidywana liczba uczestników: 300

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

1. Przygotowanie studia z możliwością transmisji sesji w Internecie.
2. Aranżacja obiektu dla potrzeb konferencji.
3. Przygotowanie jednego kanału transmisji sesji (wykładów, debat). 
4. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
5. Nagranie wybranych wykładów z możliwością ich emisji w okresie konferencji.
6. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
7. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym.
8. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez jury sesji konkursowej zgodnego z wymogami PTK.
9. Umożliwienie uczestnikom konferencji zdalnego głosowania podczas sesji konkursowej.
10. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
11. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom.
12. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji.
13. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami konferencji.
14. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców konferencji.
15. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla zaproszonych gości i wykładowców konferencji (do 40 osób) – na 1 dobę wraz z organizacją jednej kolacji dla około 40 osób.
16. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
17. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy).
18. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2022-12.2023.
19. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
20. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
21. Ubezpieczenie konferencji.
22. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej Izbie Lekarskiej.
23. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty, wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa złożona z członków Zarządu Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 4.11.2022 r. do godziny 14.00 na adres:

dr hab. n. med. Przemysław Trzeciak
III Katedra i Oddział Kliniczny Kardiologii ŚUM
Śląskie Centrum Chorób Serca
ul. Marii Curie-Skłodowskiej 9
41-800 Zabrze

Z dopiskiem: Konferencja AITK Katowice 14-15.04.2023

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:

Rodzaje kosztów:
1. Warunki wynajmu sal wykładowych i warsztatowych w centrum konferencyjnym (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m² powierzchni wystawowej).
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego.
3. Materiały konferencyjne.
4. Informacja o konferencji.
5. Obsługa konferencji.
6. Noclegi.
7. Catering.
8. Inne koszty.
9. Honorarium.

Harmonogram:
Termin składania ofert: do 4.11.2022 r. 
Otwarcie Ofert: 7.11.2022 r.
Ogłoszenie wyniku 21.11.2022 r. 
Podpisanie umowy do 17.01.2023 r.

Komitet Organizacyjny X Jubileuszowej Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK, 14-15.04.2023 r. Katowice
dr hab. n. med. Przemysław Trzeciak
prof. dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska
dr hab. n. med. Robert Zymliński

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze  złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

dr hab. n. med. Przemysław Trzeciak

Dane osobowe:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:

I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej - jest PTK oraz danych kontaktowych oferentów.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są
w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4)  usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK i wyraża zgodę na ich przetwarzanie. Wzór zgody takiego oferenta na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składania oferty a podpisana zgoda według wskazanego wzoru winna zostać dołączona do niniejszego zaproszenia. Brak złożenia zgody przez takiego oferenta niemożliwi wzięcie pod uwagę takiej oferty w toku niniejszego postępowania i będzie skutkować jej pominięciem.
3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazanych w niniejszym punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.

Załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert

ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Ja niżej podpisany wyrażam, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) wyraźną i dobrowolną zgodę na przetwarzanie i zbieranie podanych moich danych osobowych w niezbędnym zakresie przez Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie przy ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa („PTK”), w celu przeprowadzenia postępowania konkursowego na wybór firmy, która zorganizuje „XI Konferencję i Warsztaty Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

Jednocześnie oświadczam, że zostałem poinformowany zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, iż przysługuje mi możliwość wycofania zgody w każdym czasie. Zapytanie o zgodę zostało mi przedstawione w wyraźnej i zrozumiałej formie oraz poinformowano mnie o warunku możliwości jej rozliczalności. Zostałem również poinformowany o tym, że dane zbierane są przez PTK, o celu ich zbierania, podstawie przetwarzania, charakterze wymogu przetwarzania i konsekwencji ich nie podania, okresie przetwarzania, dobrowolności podania, prawie wglądu i możliwości ich poprawiania oraz że dane te będą udostępniane jedynie innym podmiotom świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług (np. podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe). Ponadto, poinformowano mnie, że w razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, jestem uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru, którym z dniem 25 maja 2018 roku jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

.............................................................

(data i czytelny podpis)