Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Niewydolności Serca organizuje:

„Konferencję Asocjacji Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

Termin konferencji: 16 – 17 czerwca 2023 roku
Miejsce konferencji: Łódź
Przewidywana liczba uczestników: 400 osób

Organizację konferencji ANS PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie  z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
5. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.
6. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Wydrukowanie i wydawanie w trakcie konferencji kart do głosowania dla członków ANS PTK.
3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
4. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 30 osób), w tym spotkanie towarzyszące otwarciu konferencji.
5. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w czasie konferencji.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 13.01.2023 r., z dopiskiem "Konferencja Asocjacji Niewydolności Serca PTK 2023” na adres:

Prof. dr hab. n. med. Małgorzata Lelonek FESC, FHFA
Przewodnicząca Asocjacji Niewydolności Serca PTK w kadencji 2021 – 2023
Kierownik Zakładu Kardiologii Nieinwazyjnej
Katedra Chorób Wewnętrznych i Kardiologii
Uniwersytetu Medycznego w Łodzi
ul. Żeromskiego 113
90-549 Łódź
tel. 42 6393793

oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy: kardiologia.umed@office365.umed.pl
Uwaga – zmiana adresu e-mail do składania ofert –  wszystkie dotychczas wysłane oferty na adres: kardiologia@umed.lodz.pl proszę skierować na aktualny adres e-mail: kardiologia.umed@office365.umed.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:
Prof. Małgorzata Lelonek – przewodnicząca
Prof. UJ Paweł Rubiś – sekretarz
Prof. PAN Agnieszka Pawlak – członek
Prof. Marcin Grabowski – członek

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 13 stycznia 2023 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 16 stycznia 2023 r. (Łódź)
Planowane podpisanie umowy: 23 stycznia 2023 r.

Komitet Organizacyjny
Konferencji Asocjacji Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.