Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Intensywnej Terapii Kardiologicznej organizuje:
„XII Konferencję i Warsztaty Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.
Termin konferencji: 15-16 marca 2024 r.
Miejsce konferencji: Wrocław
Komitet Organizacyjny Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej (AITK) Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (PTK) zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację Konferencji i Warsztatów. Intencją Asocjacji jest organizacja tradycyjnej tj. stacjonarnej konferencji połączonej z warsztatami, ale sytuacja epidemiologiczna może spowodować konieczność organizacji wyłącznie samej konferencji w wersji zdalnej lub mieszanej tj. stacjonarnej i zdalnej.
Organizację konferencji AITK PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Przedmiot zapytania ofertowego
I.
Organizacja XII Konferencji i Warsztatów Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji stacjonarnej, która odbędzie się we Wrocławiu w dniach 15-16 marca 2024 r.
Przewidywana liczba uczestników: 300 osób
W dniu 15 marca 2024:
5-6 warsztatów tematycznych, odbywających się w godzinach porannych i popołudniowych, każdy w oddzielnej sali (łącznie 5-6 sal) z przewidywalną liczbą około 30 uczestników podczas każdego z warsztatów. Dodatkowo jedna 1.5h sesja wykładowa w godzinach popołudniowych.
W dniu 16 marca 2024 roku:
Wykłady przez cały dzień w dwóch salach wykładowych, w tym sesja konkursowa przypadków klinicznych, przewidywana łączna liczba uczestników: 300 osób.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
1.Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal celem przeprowadzenia obrad, warsztatów oraz wystawy firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji, warsztatów i wystawy.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
4. Zapewnienie obsługi catheringowej dla uczestników i wykładowców konferencji.
5. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
8. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez jury sesji zgodnego z wymogami PTK.
9. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
10. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach.
11. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości konferencji (do 40 osób) - na 1 lub 2 doby wraz z organizacją jednej kolacji dla około 40 osób.
12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
13. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy).
14. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2023-12.2024.
15. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
16. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji.
17. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w poszczególnych warsztatach.
18. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
19. Ubezpieczenie konferencji.
20. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej Izbie Lekarskiej.
21. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
II.
Organizacja XII Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji zdalnej, która odbędzie się we Wrocławiu w dniu 16 marca 2024 r.
Przewidywana liczba uczestników: 300
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
1. Przygotowanie jednego kanału transmisji sesji (wykładów, debat) bez obecności na miejscu wykładowców, z transmisją wszystkich wykładów (dyskusji) spoza studia.
2. Przygotowanie jednego studia dla organizatorów z transmisją sesji w internecie.
3. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
4. Nagranie wybranych wykładów z możliwością ich emisji w okresie konferencji.
5. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym.
6. Umożliwienie uczestnikom konferencji zdalnego głosowania podczas sesji konkursowej.
7. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami konferencji.
8. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
9. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji.
10. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom.
11. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez jury sesji konkursowej zgodnego z wymogami PTK.
12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
13. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy).
14. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2023-12.2024.
15. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
16. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
17. Ubezpieczenie konferencji.
18. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej Izbie Lekarskiej.
19. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
III.
Organizacja XI Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji hybrydowej (wykładowcy wykładają z centrum konferencyjnego lub zdalnie, uczestnicy biorą udział w konferencji zdalnie), która odbędzie się we Wrocławiu w dniu 16 marca 2024 r.
Przewidywana liczba uczestników: 300
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
1. Przygotowanie studia z możliwością transmisji sesji w internecie.
2. Aranżacja obiektu dla potrzeb konferencji.
3. Przygotowanie jednego kanału transmisji sesji (wykładów, debat).
4. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
5. Nagranie wybranych wykładów z możliwością ich emisji w okresie konferencji.
6. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
7. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym.
8. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadków klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadków przez jury sesji konkursowej zgodnego z wymogami PTK.
9. Umożliwienie uczestnikom konferencji zdalnego głosowania podczas sesji konkursowej.
10. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
11. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom.
12. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji.
13. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami konferencji.
14. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców konferencji.
15. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla zaproszonych gości i wykładowców konferencji (do 40 osób) – na 1 dobę wraz z organizacją jednej kolacji dla około 40 osób.
16. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
17. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy).
18. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2023-12.2024.
19. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
20. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
21. Ubezpieczenie konferencji.
22. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne w stosownej Izbie Lekarskiej.
23. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty, wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa złożona z członków Zarządu Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 01.12.2023 r. do godziny 14.00 na adres:
dr hab. n. med. Robert Zymliński, prof. UMW
Instytut Chorób Serca
ul. Borowska 213
50-556 Wrocław
Sekretariat (budynek H, 2 piętro, pokój 3.46)
Z dopiskiem: „Konferencja AITK Wrocław 15-16.03.2024”
Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:
Rodzaje kosztów:
1. Warunki wynajmu sal wykładowych i warsztatowych w centrum konferencyjnym (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej).
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego.
3. Materiały konferencyjne.
4. Informacja o konferencji.
5. Obsługa konferencji.
6. Noclegi.
7. Catering.
8. Inne koszty.
9. Honorarium.
Harmonogram:
Termin składania ofert: do 01.12.2023 r.
Otwarcie Ofert: 04.12.2023 r.
Ogłoszenie wyniku 19.12.2023 r.
Podpisanie umowy do 19.01.2024 r.
Komitet Organizacyjny XII Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK, 15-16.03.2024 r. Wrocław
dr hab. n. med. Robert Zymliński, prof. UMW
dr hab. n. med. Marta Kałużny-Oleksy
dr hab. n. med. Przemysław Trzeciak
prof. dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska
dr hab. n. med. Agnieszka Kapłon-Cieślicka
prof. dr hab. n. med. Marek Gierlotka
dr hab. n. med. Jan Biegus, prof. UMW
dr n. med. Andrzej Światkowski
dr n. med. Anna Fojt
dr n. med. Marta Załęska-Kocięcka
lek. med. Dominika Południewska
lek. med. Joanna Płonka
dr n. med. Anna Kurek
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
dr hab. n. med. Robert Zymliński, prof. UMW