Szanowni Państwo,

Sekcja KardioOnkologii (SK) Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„I Konferencję Sekcji KardioOnkologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego ” 
Termin konferencji: 21 – 22 czerwca 2024 roku
Miejsce konferencji: Łódź  Przewidywana liczba uczestników: 300 osób
Forma uczestnictwa: tryb stacjonarny, jedna sala
Organizację konferencji Sekcji KardioOnkologii PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie: 

Zadanie 1:

1. Wynajem, aranżacja obiektu i jednej sali wykładowej dla potrzeb konferencji 300 osobowej. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu.

2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.

3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.

4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.

5. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.

6. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.

2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.

3. Wskazanie możliwości zakwaterowania dla uczestników konferencji.

4. Rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 30 osób).

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.

2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).

3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).

4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.

5. Ubezpieczenie konferencji.

6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 29.11.2023., z dopiskiem "I Konferencja Sekcji KardioOnkologii PTK 2024” na adres:

II Klinika Kardiologii 
Centralny Szpital Kliniczny Uniwersytetu Medycznego w Łodzi
ul Pomorska 251 
92-213 Łódź

oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy:
jaroslaw.drozdz@umed.lodz.pl oraz kstyczkiewicz@ur.edu.pl

Oferta winna zawierać ponadto informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:
1. Prof. Jarosław Drożdż – przewodniczący

2. Prof. Katarzyna Styczkiewicz - członek komisji

3. Dr med. Aneta Klotzka - członek komisji

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 29 listopada 2023

Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 4 grudnia 2023

Planowane podpisanie umowy: 7 grudnia 2023

Komitet Organizacyjny I Konferencji Sekcji KardioOnkologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego 2024

Uwaga: Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.

Dane osobowe:

Klauzula Informacyjna PTK

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)PTK informuje, że:

I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń, czyli zwyczajowo 5 lat.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), gdzie pkt b) jest rozumiany jako podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; natomiast pkt f) jest rozumiany jako prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości utrzymania bieżącego kontaktu z osobami wskazanym przez Oferenta do kontaktu w związku z niniejszym postępowaniem.
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa lub podmiotu który Państwo reprezentujecie w niniejszym postępowaniu.
VI. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VII. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VIII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
IX. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone,PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
X. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
XI. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Oferentbędący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez PTK a opisane w powyższej Klauzuli informacyjnej.

3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych opisanych w powyższej Klauzuli Informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.