I.

Sekcja Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:

„XIV Ogólnopolską Konferencję Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 17-19.10.2024

Miejsce konferencji: Kraków

Przewidywana liczba uczestników: ok. 250 osób.

II.

Organizację konferencji Sekcji Krążenia Płucnego PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej współpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich umów, ich egzekwowanie, rozliczenie.
6. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
7. Wykonanie projektu, zakup i przygotowanie materiałów kongresowych.
8. Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
9. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć i nagrań na rzecz PTK.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów, certyfikatów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji (zakwaterowanie w promieniu maksymalnie 800 m od miejsca obrad), w tym rezerwacja hotelu/hoteli dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji oraz zorganizowanie spotkania Zarządu wraz z cateringiem w miejscu odbywania Konferencji w wyznaczonym przez Zarząd terminie.
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla ewentualnych gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
5. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w dniu 18 października 2024 roku w miejscu odbywania Konferencji lub innym w bezpośredniej bliskości.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac oryginalnych.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy), prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl oraz w innych mediach społecznościowych.
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 21 dni od podpisania umowy).
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
9. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatu dla Konferencji.
10. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.

III.

Informacje ogólne:

1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.

3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

Oferty w języku polskim, w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31.12.2023 na adres:

prof. dr hab. n. med. Grzegorz Kopeć

Klinika Chorób Serca i Naczyń

Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Św. Jana Pawła II

ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków

z dopiskiem: „XIV Konferencja Sekcji Krążenia Płucnego PTK”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: grzegorzkrakow1@gmail.com, marcin.waligoora@gmail.com

Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).

2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.

3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.

5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.

6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.

7. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.

8. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji Krążenia Płucnego.

Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

- I etap złożenie oferty;

- II etap ocena ofert

- III etap wybór oferty

PTK może zrezygnować z II i III etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 07.01.2024

Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 08.01.2024

Planowane podpisanie umowy: 12.01.2024

 

prof. dr hab. n. med. Grzegorz Kopeć

dr med. Marcin Waligóra

w imieniu Komitetu Organizacyjnego

XIV Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

 

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.

 

Łączymy wyrazy szacunku,

Komitet Organizacyjny Konferencji