I.
Asocjacja Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („ARS”) działająca w ramach Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („PTK”) z siedzibą w Warszawie przy ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000204939 („PTK”) - organizuje:
„Konferencję Asocjacji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” POLSTIM („Konferencja”)
Termin Konferencji: 10-12 Czerwiec 2027
Miejsce Konferencji: Kraków, Hotel Double Tree by Hilton
Przewidywana liczba uczestników: 600 osób
Organizację Konferencji ARS pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nieobjętym umową z właścicielem obiektu.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
4. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas Konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem Konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 50 osób), w tym spotkanie towarzyszące otwarciu Konferencji.
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w czasie Konferencji.
5. Logistyka przyjazdu i pobytu w Krakowie dla zaproszonych gości zagranicznych.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www Konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Zadanie 4:
1. Opcja (wyceniana odrębnie): techniczne nagranie wybranych sesji Konferencji z możliwością ich późniejszego udostępnienia na platformie edukacyjnej PTK / stronie ARS.
Zadanie 5:
1. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej ARS.
II.
1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Wybrany wykonawca przeniesienie na PTK wszelkie autorskie prawa majątkowe lub pokrewne do wszelkich utworów stworzonych w ramach realizacji umowy o organizację konferencji.
3. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
4. Zastrzega się prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
III.
Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 21 września 2026 z dopiskiem "Konferencja POLSTIM 2027” na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Zarząd Główny
ul. Stawki 3 A lok. 1-2
00-193 Warszawa
oraz w wersji elektronicznej (PDF.) należy przesłać na poniższe adresy mailowe:
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz że nie jest w stanie likwidacji.
5) Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
6) Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do PTK, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
IV.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:
prof. dr hab. Marek Jastrzębski
prof. dr hab. Jakub Baran
dr med. Paweł Moskal
dr hab. Michał Mazurek
dr hab. Andrzej Głowniak
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 21.09.2026 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 1.10.2026 r.
V.
Dane osobowe
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:
I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej - jest PTK oraz danych kontaktowych oferentów.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne tej osobie do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazanych w niniejszym punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.